Rispondere in modo efficiente ai questionari di sicurezza dei clienti

Perché i clienti richiedono questionari di sicurezza?

Nessuna azienda opera in modo completamente indipendente. Le aziende si affidano, in una forma o nell’altra, a servizi esterni e queste dipendenze comportano anche responsabilità condivise. Quando un fornitore gestisce dati aziendali o supporta infrastrutture critiche, le sue pratiche di sicurezza diventano rilevanti anche per la sicurezza dell’azienda stessa.

Prima di affidare a un fornitore dati sensibili o sistemi critici, le aziende devono comprendere chiaramente come vengono protetti i loro dati e sistemi. Per effettuare questa valutazione non basta la fiducia: servono informazioni affidabili e strutturate.

È qui che entrano in gioco i questionari di sicurezza. Sono uno strumento importante nel Third-Party Risk Management (TPRM) e consentono alle aziende di valutare in modo strutturato i controlli di sicurezza di un fornitore, verificare la conformità ai requisiti normativi e identificare potenziali lacune prima dell’inizio di una relazione commerciale.

Perché può essere difficile rispondere?

In linea di principio, la maggior parte delle aziende conosce le proprie pratiche di sicurezza. Nella pratica, tuttavia, la compilazione di un questionario di sicurezza può richiedere molto più tempo di quanto le singole domande possano inizialmente suggerire. Le ragioni sono diverse.

Mancanza di un formato standardizzato: Framework come lo Standardized Information Gathering Questionnaire (SIG) o il Consensus Assessments Initiative Questionnaire (CAIQ) sono ampiamente utilizzati. Molti clienti utilizzano tuttavia questionari propri. Di conseguenza, le aziende ricevono richieste che trattano argomenti simili, ma differiscono per struttura, terminologia e livello di dettaglio. Le stesse informazioni devono quindi essere spesso riformulate più volte.

Responsabilità distribuite per le informazioni: Le informazioni necessarie per compilare un questionario raramente sono disponibili presso un’unica persona o un unico team. Le policy di sicurezza possono, ad esempio, essere gestite dal team Security, i dettagli relativi ai controlli degli accessi dall’IT, le pratiche di gestione dei dati dall’Engineering e le certificazioni di compliance dai team Legal o Governance, Risk and Compliance (GRC). La compilazione di un questionario richiede quindi spesso il coordinamento tra diversi reparti.

Le evidenze non sono sempre immediatamente disponibili: Anche quando un controllo di sicurezza è consolidato, la relativa documentazione, come rapporti di audit, policy o configurazioni tecniche, potrebbe non essere disponibile in un unico luogo o non essere aggiornata. Individuare o aggiornare queste evidenze può richiedere più tempo rispetto alla descrizione del controllo stesso.

Volume e richieste ricorrenti: Le aziende più grandi e quelle che operano in settori regolamentati possono ricevere regolarmente questionari di sicurezza da diversi clienti o potenziali clienti. Senza un processo ripetibile, ogni richiesta può trasformarsi in un progetto a sé stante e richiedere risorse considerevoli.

Sensibilità delle informazioni richieste: Alcune domande riguardano ambiti sensibili, come le architetture interne, le vulnerabilità o i rapporti con i subfornitori. Le risposte devono quindi garantire la trasparenza necessaria mantenendo al contempo un livello adeguato di riservatezza.

Come organizzare in modo efficiente il processo di risposta?

Standardizzare il formato delle risposte: Invece di preparare ogni risposta da zero sulla base del modello fornito dal cliente, le aziende possono mantenere un documento master centrale strutturato secondo uno schema di domande e risposte. I contenuti rilevanti possono poi essere trasferiti in diversi formati, come fogli di calcolo, documenti PDF o portali dei clienti.

Mappare i contenuti tra diversi framework: Le domande contenute in framework differenti riguardano spesso requisiti simili. Creare riferimenti incrociati tra domande equivalenti facilita l’individuazione e il riutilizzo delle risposte già disponibili.

Monitorare le metriche di processo: Misurare i tempi di risposta, il riutilizzo delle risposte esistenti e le escalation verso specialisti e specialiste può aiutare a identificare eventuali colli di bottiglia e a valutare se ulteriori investimenti in strumenti o automazione possano offrire un valore aggiunto.

Rivedere e aggiornare regolarmente la raccolta delle risposte: Le risposte possono diventare obsolete quando cambiano strumenti, certificazioni o policy. Una revisione periodica, ad esempio trimestrale, può contribuire a garantire che i clienti ricevano informazioni aggiornate.

Preparare risposte con diversi livelli di dettaglio: Alcuni clienti richiedono risposte concise e di carattere generale, mentre altri si aspettano spiegazioni tecniche dettagliate. Preparare in anticipo una versione breve e una più approfondita delle risposte utilizzate più frequentemente riduce la necessità di riformulare ripetutamente gli stessi contenuti in base alle diverse esigenze.

Definire criteri chiari per delimitare l’ambito: I questionari generici possono contenere sezioni non rilevanti per il servizio in questione. Definire criteri chiari per stabilire quando chiedere al cliente di circoscrivere l’ambito, ad esempio quando l’elaborazione dei dati delle carte di pagamento non è pertinente, può rendere il processo più efficiente per entrambe le parti.

In che modo ISO 27001 supporta e semplifica questo processo?

Una parte significativa del lavoro necessario per rispondere ai questionari di sicurezza deriva dalla necessità di spiegare come viene gestita la sicurezza delle informazioni all’interno dell’organizzazione. Una certificazione ISO 27001 può semplificare questo processo, fornendo un punto di riferimento riconosciuto per molti degli argomenti trattati nei questionari.

Non sostituisce il lavoro sottostante, ma mette a disposizione un quadro consolidato che consente di affrontare numerosi requisiti in modo strutturato.

ISO 27001 copre molti degli ambiti affrontati nei questionari di sicurezza. ISO 27001 richiede un Information Security Management System (ISMS) documentato che comprenda aree quali governance, gestione dei rischi, controllo degli accessi, incident response, business continuity e rapporti con i fornitori. Si tratta di temi frequentemente presenti anche nei questionari di sicurezza.

ISO 27001 offre una verifica indipendente. La certificazione viene rilasciata a seguito di una verifica da parte di un organismo di audit esterno accreditato, che valuta l’ISMS dell’azienda. Ciò fornisce una conferma indipendente del fatto che i requisiti definiti vengano presi in considerazione.

ISO 27001 può ridurre la necessità di spiegazioni individuali. Invece di descrivere separatamente ogni pratica di sicurezza, le aziende possono fare riferimento a un sistema di gestione consolidato e sottoposto ad audit e, ove necessario, fornire le relative evidenze.

ISO 27001 non sostituisce quindi i questionari di sicurezza, ma può contribuire a ridurre il lavoro necessario per completarli.